Waarom kantoormeubilair huren?
Gepubliceerd op 5 januari 2009Door: Diana van der Linde
De afgelopen jaren lijkt het woord 'flexibiliteit' wel het sleutelwoord tot succesvol ondernemen geworden. Bedrijven moeten snel in kunnen spelen op nieuwe trends en omstandigheden in de markt, zeker nu de economie stagneert. Organisaties verwachten 'flexibiliteit' van zowel hun leveranciers als van hun medewerkers. De ad hoc inzetbaarheid van een flexwerker doet niet meer onder voor de kennis en ervaring van een vaste medewerker. Denk ook aan de extra mensen die worden ingezet in de piekperiodes, deze zullen toch moeten worden gehuisvest, al is het tijdelijk.
Een standaard werkplek bestaat minimaal uit een bureau, een stoel en een ladeblok. Zonder deze basisfaciliteiten blijft de productie op nul steken. Er staat vast ergens in een donkere kelder wel een bureau of een stoel, maar die zijn vaak beschadigd, incompleet of niet in lijn met de rest van het meubilair. Bijbestellen dan maar, of toch niet? Huren is dan een uitkomst. Zeker bij een tijdelijke situatie, tot ongeveer twee jaar, zijn de voordelen van huur vele malen groter dan die van koop.
Huur is op de korte termijn bovendien goedkoper dan permanente aanschaf maar bij aankoop van nieuw meubilair is het aan te raden om 10 tot 15 procent van het meubilair te blijven huren. Heel cru gesteld, medewerkers kan men ontslaan, maar van overtollige bureaustoelen en vergadertafels komt men minder makkelijk af. Maar ook bij een plotselinge groei van een onderneming, biedt het huren van meubilair uitkomst. Wanneer bij groei immers direct zware investeringen gedaan moeten worden voor een nieuwe kantoorinrichting, wordt de liquiditeit op het spel gezet. Huur daarentegen is direct afschrijfbaar, het zijn eenvoudigweg kosten.
Waarom dan toch die terughoudendheid? Jammer genoeg bestaan er nog steeds vooroordelen jegens het huren van kantoormeubilair. Een gehuurd bureau zou niet representatief zijn, niet chic en voldoet niet aan de gestelde eisen. Het is waarschijnlijk een logge tafel, vol krassen en alleen leverbaar in saai grijs. Niets is minder waar! Decorum levert naast degelijke, representatieve kantoorinrichting ook fraai designmeubilair waarmee het karakter en de uitstraling van het bedrijf volledig tot uiting komt. Ook kwaliteit is erg belangrijk, niet alleen omdat dit het visitekaartje van de opdrachtgever is, maar ook omdat de eisen die de Arbowet aan kantoormeubilair stelt, erg streng zijn. Een inspecteur van de Arbodienst neemt geen genoegen met: 'Het is maar voor even'. Meubilair dat niet aan de wettelijke eisen voldoet, wordt onverbiddelijk afgekeurd en moet vaak direct vervangen worden.
Huren is ook een uitkomst bij onverhoopte calamiteiten; bij brand- of waterschade komt de bedrijfscontinuïteit sterk in het geding. Om iedereen weer zo snel mogelijk aan het werk te krijgen is een complete kantoorinrichting op de huidige- of tijdelijke locatie de meest logische oplossing. Vooral omdat er binnen vierentwintig uur geleverd kan worden. Snel iets nieuws kopen is niet aan te raden. Men kan beter eerst even huren en rustig rondkijken en zich goed laten informeren over de meest geschikte inrichting en meubilair.
Een verhuizing is ook een zeer geschikt moment om uw inrichting tijdelijk te huren. De nieuwe kantoorinrichting staat al in de nieuwe huisvesting, het tijdelijke onderkomen is ingericht met gehuurd meubilair. Zodra de verhuizing een feit is, hoeft men uit het oude pand - bij wijze van spreken - alleen de PC mee te nemen, het verhuurbedrijf haalt het oude onderkomen leeg. Organisatorisch en operationeel een kopzorg minder.
Ook voor een startende onderneming of bij uitbreiding van een organisatie is het huren van meubilair aantrekkelijk. Het is vooraf immers moeilijk in te schatten of de onderneming of afdeling succesvol zal zijn. Door kantoormeubilair te huren heeft u de mogelijkheid om uw kantoorinrichting uit te breiden evenredig aan uw bedrijfsgroei en uw financiële mogelijkheden.
Huren is ook een mogelijkheid wanneer het bestaande meubilair aan vervanging toe is. Men zal beginnen met het aanvragen van offertes en meubilair van verschillende aanbieders wordt vergeleken. Uiteraard dient de huisstijl en uitstraling herkenbaar te zijn in de inrichting en luistert men naar persoonlijke wensen van medewerkers. Een traject dat maanden, zelfs jaren, in beslag kan nemen, voordat er tot aanschaf wordt overgegaan. Door kantoormeubilair te huren wordt niet alleen een dergelijke overbruggingsperiode ondervangen, maar kunnen tevens verschillende soorten meubilair worden getest op de werkvloer, alvorens een definitieve keuze te maken.
Maatschappelijk verantwoord
Niet alleen biedt het huren van meubilair u de mogelijkheid om flexibel om te gaan met uw kantooorinrichting maar daarnaast is het ook nog eens maatschappelijk verantwoord. Met de verhuur van meubilair streeft Decorum ernaar om maatschappelijk verantwoord en duurzaam te ondernemen. Zo wordt bij de bedrijfsvoering rekening gehouden met het effect van de activiteiten op het milieu. Tevens is er binnen het bedrijf voldoende aandacht voor de menselijke aspecten want een goede balans tussen people, planet en profit leidt uiteindelijk tot betere resultaten voor zowel het bedrijf als de samenleving.
Door de verhuurformule wordt het meubilair optimaal gebruikt en duurt het langer voordat het meubilair afgeschreven wordt, hetgeen ten goede komt aan het afvalverwerkingsproces. Daarnaast wordt de levenscyclus van het meubilair nog een keer verlengd door het na de huur, te verkopen. Het meubilair krijgt hierdoor een derde of soms zelfs een vierde leven.
Wanneer het meubilair niet meer te gebruiken is, wordt het op milieuverantwoordelijke wijze verwerkt. Zo worden bijvoorbeeld de onderstellen van bureaustoelen en tafels gedemonteerd en als oud ijzer verwerkt. Voor dit gescheiden verwerken van afval is Decorum zelfs gecertificeerd.
Een ander aandachtspunt is de bescherming van het meubilair. Bij het vervoer van het meubilair wordt zo min mogelijk gebruik gemaakt van kunststof bescherming maar van natuurlijke producten zoals hout en stof en ook wordt het verpakkingsmateriaal hergebruikt.
Met het verhuren van het meubilair en de wijze waarop omgegaan wordt met afval draagt Decorum dus bij aan een beter milieu. Maar ook streeft Decorum ernaar om steeds meer Cradle to Cradle producten op te nemen in het assortiment. Diverse producenten van kantoormeubilair - leveranciers van Decorum - passen het Cradle to Cradle concept toe. Bij het ontwerp en de productie wordt gebruik gemaakt van verantwoorde, volledig afbreekbare materialen die steeds weer teruggegeven kunnen worden aan technische of biologische kringlopen. Op die manier wordt afval weer voedsel en blijven materialen eindeloos herbruikbaar.
Kijk hier voor meer informatie over Decorum.
Dit artikel is geschreven door Diana van der Linde van Decorum. Heeft u ook interesse in de plaatsing van een eigen artikel op huur.nl, neem dan contact met ons op.
Zeer goede tip!
Dit kan een grote besparing op leveren voor veel bedrijven en is een simpele oplossing in deze economisch zware tijden.